Interesante tema el que pretendemos abordar en esta nota de nuestro blog.

A priori, la pregunta “impresora de escritorio, ¿sí o no?” parece bastante sencilla de responder para cualquiera de nosotros, pero cuando se trata del servicio de impresión de una importante compañía, como las que atiende el soporte de M200, la respuesta no sería tan lineal como aparenta.

En los últimos años, las organizaciones, en su afán por perseguir el “vellocino de oro” que implica la reducción de costos, han trabajado en conjunto con las empresas que proveen este servicio para racionalizar el uso de equipamiento de impresión.

Una de esas tácticas es la de agrupar a usuarios de un sector en una isla de impresión, tal como ya hemos abordado en notas anteriores como La Impresión Centralizada: ¿Qué Es Y Qué Ventajas Aporta?

Pero también existe una corriente que plantea que hay ciertas áreas o tipos de trabajo que devienen en la necesidad de contar con equipos de escritorio.

Los defensores de esta última metodología, postulan:

• HAY TAREAS QUE, POR SU CONFIDENCIALIDAD, ES NECESARIO TRABAJARLAS EN LA SOLEDAD DE UN ESCRITORIO.
• AL MOMENTO DE REALIZAR UNA REUNIÓN, ES IMPORTANTE CONTAR CON UN EQUIPO EN LA SALA PARA TRABAJAR SOBRE BORRADORES QUE SE VAN A IR MODIFICANDO A LO LARGO DEL ENCUENTRO.
  
• LAS MAÑANAS CON MUCHO “TRÁFICO” DE PERSONAS YENDO Y VINIENDO DE SUS PUESTOS RESULTAN REALMENTE MOLESTAS.
• EXISTEN CIERTAS JERARQUÍAS DENTRO DE LA EMPRESA QUE OBLIGAN A ACEPTAR QUE ALGUNOS PUESTOS CLAVE NECESITAN CONTAR CON UNA IMPRESORA PERSONAL.

Si bien todas esas máximas son reales, hay -como en todo- una parte de verdad y otra parte que refiere a un inevitable cambio cultural a nivel de la organización. Sin este cambio cultural, las posibilidades de ir hacia un parque centralizado de equipos son bajas.

Desandemos cada uno de los puntos que indican los defensores de las impresoras en el escritorio o impresoras individuales:

• Confidencialidad: Hoy por hoy, existen herramientas a nivel de software que nos permiten lograr confidencialidad a pesar de que los trabajos se impriman en un equipo central. Ya sea vía pin o tarjeta de proximidad, el usuario puede liberar los trabajos cuando se encuentre delante del equipo, lo que lo resguarda de cualquier intromisión en documentos críticos. 
• Sala de Reuniones: Se pueden liberar trabajos desde un dispositivo móvil al llegar delante de la isla de impresión y volver a la sala de reuniones con los papeles de trabajo sin necesidad de pasar por el escritorio de nadie. 
• Tráfico: Es importante contar con una empresa que nos asista en esta decisión para lograr el equilibrio entre usuarios, trabajos y cantidad de equipos. Por ejemplo, un equipo de escritorio no alcanza la misma velocidad de páginas que la que puede tener una impresora de alto volúmen, lo que compensa el tema en trabajos de muchas páginas. 
• Jerarquías: Es el punto más complejo de todos. Y aquí donde más foco se hace sobre lo que significa el cambio cultural ya que debe partir de arriba hacia abajo, es decir que los gerentes deben ser los primeros en auspiciar el uso de las islas de impresión para propagar la idea al resto del equipo de trabajo.

En conclusión, cada organización debe revisar qué pone como prioritario, pero en este tema en particular, antes de pensar en la reducción de costos, claramente se debe operar sobre la cultura organizacional para que se pueda responder a la pregunta: Impresoras de escritorio, ¿sí o no?