La importancia de destruir documentación

La importancia de destruir documentación

Hoy en día, uno de los valores que más busca una empresa es la preservación de su confidencialidad.

Si bien esto se trabaja, sustancialmente, a nivel de vínculos contractuales con sus clientes y proveedores (la mayoría de las grandes firmas cuentan con  un departamento de Compliance), también se toman recaudos a nivel de sistemas y, por supuesto, con los documentos a nivel físico.

Es en este último punto donde empezamos a preguntarnos: ¿cómo y por qué necesitamos destruir documentos?

A la pregunta del porqué le sigue, casi en forma automática, la respuesta “para ganar espacio”, y es cierto que esa necesidad es importante. Imaginen, ustedes, el valor del metro cuadrado en las grandes ciudades y cómo influye este ítem en la pérdida de lugar por acopio de documentación.

Ya más entrados en rubros específicos de negocios como puede ser, por ejemplo, el de banca y finanzas, otro motivo de necesidad de destrucción pasa por la protección de datos personales de sus clientes. Uno de los delitos más comunes, actualmente, es el robo de identidad y su utilización fraudulenta en la solicitud de créditos, bienes o servicios.

La primera pregunta que quedó pendiente es “¿cómo?”. Existe un gran número de equipos de destrucción de documentos y, para elegir cuál se ajusta a tus necesidades, es necesario responder algunas preguntas:

  • Cantidad de usuarios afectados al equipo
  • Cantidad de hojas a destruir de forma diaria o periódica
  • Tipo de corte del equipo: ¿en tiras o en partículas?

Este último punto se relaciona con el nivel de seguridad con el que se necesita destruir  al documento. Cuanto más pequeño e imperceptible es el trozo de papel que devuelve la destructora, más alto es el nivel de seguridad de que esa documentación no pueda regenerarse. También es posible tercerizar estos procesos. En el caso de M200, tenemos experiencia en la destrucción masiva de documentos, certificando el proceso mediante escribano público y entregando un certificado de disposición final.

Este  servicio es utilizado por las empresas a la hora de demandar la destrucción de un archivo histórico que por su volumen demanda un nivel de tiempo y conocimiento que las compañías prefieren delegar en un tercero con expertise en el asunto.

Es interesante agregar, para finalizar ,que también existen algunos modelos que destruyen soportes de datos, como CDs y DVDs, o soportes magnéticos, como tarjetas de crédito, además de los clásicos clips y ganchos de grapado.

Tené en cuenta que, para todas estas necesidades, contamos con nuestro equipo de trabajo que te puede asesorar en la mejor opción. Y no lo olvides, la destrucción de documentos ayuda a preservar la seguridad de tu empresa.

¡Empezá ahora!