Cinco elementos clave en la automatización de procesos
Ezequiel Romera – Project Manager
En M200, nos especializamos en la gestión de procesos documentales dentro de las organizaciones. Contamos con experiencia en diferentes verticales y rubros de negocio, y mediante la implementación de DigitalDocs (nuestro software de gestión documental), damos soporte a diversos procesos, como por ejemplo: Legajos de clientes para análisis de riesgo en el sistema bancario, Auditoría médica e historias clínicas en el área de Salud, seguimiento de siniestros y control de pólizas en empresas de Seguros y otros procesos más generales como órdenes de pago, control de documentación, seguimiento de contratos, etc.
Día a día, colaboramos con nuestros clientes en la mejora de estos procesos mediante la despapelización y automatización.
En esta ocasión, nos invitaron a conversar sobre uno de los casos que mejor conocemos, la gestión de facturas, y queremos compartir con ustedes “ 5 elementos clave en la automatización procesos”. Y, para cerrar, voy a contarles brevemente uno de nuestros casos de éxito en esta gestión.
1 – Integración con INfuse
El Primer elemento es la integración con INfuse.
El ingreso de la información es un punto crítico en cualquier proceso documental. En el caso de gestión de facturas, podemos optimizar este paso mediante la integración con INfuse. Esta tecnología aporta mejoras significativas desde diferentes aspectos de la operación.
Por un lado, contamos con un equipo que no requiere un experto técnico para su instalación, ya que se realiza mediante el escaneo de una hoja con un código QR, con la información necesaria para su configuración
Podemos configurar múltiples circuitos documentales en un mismo equipo y, mediante una interfaz de usuario muy simple e intuitiva, personalizar los botones para asociarlos fácilmente a los procesos que responden.
Dependiendo del grado de complejidad que necesitemos, podemos aprovechar las funciones de comunicación que permite esta plataforma y así interactuar con el usuario, respondiendo en la pantalla del escáner el resultado de sus acciones. Podemos, por ejemplo, indicar que el documento fue identificado correctamente o pedir que se verifique cierta información incompleta.
Así como la instalación, toda la gestión de soporte técnico o los ajustes de las aplicaciones que se actualicen se realizan de forma remota y, de parte del usuario, solo es necesario escanear una nueva hoja con un QR actualizado para que esas mejoras tengan efecto.
Y por supuesto, constituye una tranquilidad para el cliente final el hecho de contar, además de con nuestro asesoramiento, con el respaldo de una marca como Kodak Alaris.
2 – Captura
Una vez resuelto el ingreso del comprobante, escaneándolo en caso que sea un original en papel o, simplemente, arrastrando y soltando el documento electrónico en DigitalDocs, pasamos al segundo elemento clave: la captura de datos.
Contamos con diferentes tecnologías enfocadas en la captura de información.
Por un lado, podemos obtener información a partir de códigos de barra o QR, detectándolos en cualquier parte del documento y tomando de ellos los datos que sean necesarios.
También podemos recuperar información mediante OMR. Para aquellos que no lo saben, OMR es una tecnología que permite identificar marcas en formularios y convertir esa marca en un valor. El ejemplo más extendido de esta metodología son los formularios de encuestas, por ejemplo, las de los censos poblacionales.
Incluso DigitalDocs cuenta con la capacidad de identificar si un documento está firmado o no, analizando presencia de tinta en la zona demarcada para la firma.
Pero sin dudas, el mérito es de nuestro potente motor de OCR que nos permite identificar y extraer el texto de los documentos y transformarlo en un dato útil dentro de flujo de trabajo.
Sin llegar a profundizar en un tema que es bastante amplio, y solo para que se den una idea de su funcionamiento, contamos con dos tipos de procesamiento.
Por un lado, tenemos la capacidad de identificar un documento y extraer datos de zonas concretas, cuestión que es muy útil cuando los documentos con los que trabajamos son estandarizados,
Ahora bien, ¿qué pasa si el dato que nos interesa no está siempre en el mismo lugar?
Para eso también tenemos solución: DigitalDocs tiene la posibilidad de extraer bloques de texto enteros, analizarlos, comparar patrones e identificar los datos requeridos aunque estén ubicados en diferentes zonas. Esto es ideal para el procesamiento de facturas, ya que cierta información común a todos los comprobantes no siempre estará ubicada en el mismo lugar; CUIT, RUC, RUT (dependiendo el país) son un ejemplo claro de este tipo de datos.
Por último, y aunque no aplica en este proceso, contamos con función de Full Text que extrae el 100% del texto contenido en la página, permitiendo hacer búsquedas complejas de frases o palabras. Este tipo de funcionalidades son ideales para contratos o documentos extensos.
3 – Validación/Aprobación
Ya con la información crítica en nuestro poder, podemos pasar al tercer elemento: la Validación y/o aprobación de facturas.
Es momento de definir qué vamos hacer con la información que se extrajo. En este punto, el uso de un workflow ofrece múltiples opciones:
Podemos decidir quién o cómo vamos a procesar el comprobante. Podríamos, por ejemplo, clasificarlo por tipo de gasto, por origen, por el monto de la operación. Podemos usar la regla de negocio que consideremos necesaria para dirigir ese caso dentro del workflow al responsable que le corresponda hacer la aprobación. Más adelante veremos que esto puede complementarse con información que se encuentra fuera de nuestro sistema, pero sin llegar a un caso tan complejo, en un circuito tradicional las aprobaciones podrían ser simples (donde un solo responsable se ocupa de realizarlas) o podrían ser de múltiples niveles. Por ejemplo, podemos definir una grilla en donde en función del valor de la factura que estamos procesando, pudieran existir uno o más responsables de esa aprobación, o que por superar cierto monto requiera la aprobación de más de una persona.
El workflow se puede personalizar tanto como sea necesario según cada organización y la política interna de cada una de ellas.
4 – Integración con otras plataformas
Ahora bien, como adelantaba recién, existen casos que requieren que la información sea validada con otros sistemas; el cuarto punto clave es la integración con otras plataformas.
Para que una implementación de estas características sea eficiente, necesitamos tener la capacidad interacción con sistemas preexistentes de la organización.
Podemos, por ejemplo, trabajar en la integración con un sistema contable, validar con un ERP la existencia de cierto proveedor, obtener datos de contacto en un CRM para notificarlo sobre el estado de un pago o proveer información a una web de autoconsulta.
También podemos pensar en otras interacciones donde el cliente pueda proveer información mediante una página WEB y que se incorpore automáticamente a nuestro flujo de trabajo.
Otro dato que les puedo agregar es la posibilidad de validación con plataformas gubernamentales como las agencias de ingresos públicos o de registro de las personas.
En suma, DigitalDocs puede interactuar con múltiples plataformas. El 100% del servicio puede consumirse mediante web services con plena capacidad de integración.
5 – Firma digital / electrónica
Por último, pero no menos importante, seleccionamos este quinto elemento que consideramos crítico en ciertos procesos documentales y se trata de la firma digital o electrónica.
Tanto el uso de la firma digital como la electrónica mejora la eficiencia, reduce costos operativos asociados a un menor uso de papel y logística del documento a firmar, nos permite otorgarle una validez que puede ser interna o puede traspasar las fronteras de la organización y considerarse legalmente, según el tipo de certificados que utilicemos.
Cada día más empresas incorporan este recurso para la gestión de sus documentos completando el circuito de la transformación digital
Contratos, Recibos de Sueldo, Aprobación de expedientes, son algunos de los documentos que pueden validarse legalmente con esta función por lo que consideramos que es un punto clave a tener en cuenta al momento de elegir e implementar un gestor documental.
Conclusión:
Como resumen, es indispensable contar con hardware y software pensados como una solución integral. Eso nos permite alinear estos elementos clave de los que conversamos: integración con Infuse para simplificar el ingreso de documentos, agilizar la indexación con una captura eficiente, un workflow robusto que permita integraciones y múltiples circuitos de trabajo, y la capacidad de certificar los documentos con la aplicación de firmas.
Pero todo esto no es algo que tenga que comenzar con los 5 elementos a la vez.
Este proceso puede llevarse adelante de forma modular y escalable; de hecho, es la forma que nosotros recomendamos para cualquier implementación.
Hace 2 años empezamos a trabajar con HDI, una empresa de seguros alemana con más de 120 años de historia, Comenzamos en su filial de Uruguay automatizando la gestión de siniestros y, unos meses más tarde, nos invitaron a analizar justamente el proceso de procesamiento de facturas para su filial de Argentina,
Nos encontramos con un circuito muy dependiente de papel en donde las órdenes de pago circulaban impresas entre los distintos sectores y acumulaban firmas hasta llegar al autorizante final, Por su rol en la compañía, era frecuente que se encontrara de viaje, lo que implicaba esperar a que vuelva a la oficina para poder aprobar los pagos, generando importantes demoras y eventualmente incumplimientos.
Lo primero que hicimos fue diseñar un workflow que reemplazó esa orden de papel por una orden electrónica, agregamos notificaciones para los responsables y, al contar con una plataforma responsiva, los ingresos y autorizaciones pueden hacerse desde cualquier locación o dispositivo.
Hoy, a dos años de su implementación, hemos vinculado la base de proveedores con DigitalDocs para simplificar el ingreso de los comprobantes y nos encontramos trabajando en la integración con el sistema contable para generar de forma automática los asientos correspondientes.
Cuentan con la posibilidad de procesar las solicitudes de forma descentralizada, tanto el ingreso de facturas como las autorizaciones de pagos y, gracias a las funciones de reportes que incluye DigitalDocs, pueden conocer la demora exacta en el procesamiento de los pagos, detectar sectores con alta demanda que puedan representar un cuello de botella en el circuito y delegar los niveles de firma de montos bajos sin perder de vista el flujo general de los casos.
En el camino, implementamos también nuestra solución en el área de cobranzas, pago de comisiones a proveedores y controles de emisión de pólizas, todos bajo la premisa de simplificar los procesos, automatizar cargas de datos y brindar accesibilidad inmediata a la información.
Hoy más que nunca, el contexto invita a mejorar procesos, descentralizar acciones y flexibilizar las tareas para que las empresas puedan seguir operando en esta nueva normalidad.
Todo esto es posible con la integración de INfuse y DigitalDocs, y el potente respaldo de Kodak Alaris.