Todos los trámites se van optimizando. La documentación que en otros tiempos resultaba tan voluminosa se va simplificando. Se avanza en la digitalización de procesos que mejoran la experiencia de todas las partes involucradas.

La pandemia, con la cuarentena como resultado, ha obligado a acelerar estos manejos y hemos pasado de caminar hacia ese futuro de despapelización a tener que apretar el paso y comenzar a acelerar…

En ese marco, a partir del 16/11/2020, para realizar la presentación en el registro de trámites notariales referidos a inmuebles, se define que es obligatorio escanear toda la documentación y realizar una “Pre Carga” de la misma. Este esquema obliga a las escribanías a contar con el hardware necesario para realizar este trabajo.

Algunos requisitos inherentes a esta nueva práctica son:

• Deben escanearse con sus páginas encuadradas verticalmente, ordenadas de principio a fin y resultar legibles.
• Deben subirse en formato PDF y pesar hasta 10 MB cada uno (10240 Kb).
• Se permite un máximo de 5 archivos, ya sea hasta cinco copias del instrumento para las partes o bien dos documentos diferentes. Este último caso aplica únicamente para documentos de Oferta y Aceptación de Donación instrumentados separadamente.
• Cada archivo debe contener un único documento entero. Los archivos no pueden adjuntarse comprimidos.
• En caso de inscribir más de una copia, debe adjuntarse el escaneo de cada una. Lo mismo aplica al inscribir la Oferta y Aceptación de Donación instrumentados separadamente.

También existen otros requisitos más vinculados con el trámite, como ser:

• Que sea la última versión guardada en la “Pre Carga” para cada uno de los inmuebles.
• Debe estar firmada digitalmente por el escribano.

Desde las autoridades del Registro de la propiedad inmueble de CABA, se señala que la “Pre Carga no implica el ingreso del trámite ni su prioridad registral. Para ello, deberá presentar el original de la escritura a inscribir y el comprobante de la precarga en la Mesa de Entradas, previa reserva de turno”.

Con nuestro expertise en gestión documental, creemos que este es un gran paso para dinamizar este tipo de trámites y mejorar las posibilidades de control y rechequeo de la información.

Los especialistas de M200 podemos recomendar tanto el hardware adecuado en función de los volúmenes de documentos a procesar mensualmente por las escribanías (multifuncionales o scanners de diversos tipos y tamaños) como -en algunos casos más complejos- acompañar los dispositivos con software de gestión asociado a tal fin, tal es el caso de DigitalDocs, del que somos partners.