Digitalización y convivencia con los documentos electrónicos: Los beneficios de esta práctica
La posibilidad de convivencia entre documentos físicos digitalizados y documentos electrónicos dentro de un gestor documental o repositorio de imágenes es muy favorable y altamente beneficiosa.
De hecho, esta combinación de formatos puede ofrecer una solución más completa y flexible para la gestión de la información en una organización. Aquí están algunas razones por las cuales esta convivencia es ventajosa:
- Migración gradual: Si una organización tiene muchos documentos físicos, la digitalización gradual permite ir incorporando progresivamente los documentos en formato electrónico al gestor documental. De esta manera, se evita una transición abrupta que pueda generar inconvenientes o retrasos en el acceso a la información.
- Conservación de la historia documental: Al mantener los documentos físicos digitalizados, se preserva la historia documental de la organización. Muchas veces, estos documentos tienen valor histórico o legal, por lo que conservarlos en formato digital asegura su protección y acceso a largo plazo.
- Accesibilidad y búsqueda centralizada: Un gestor documental permite acceder a todos los documentos, independientemente de su formato, desde una única plataforma. Esto facilita la búsqueda, recuperación y gestión de la información, mejorando la eficiencia y reduciendo el tiempo empleado en tareas administrativas.
- Flexibilidad en la colaboración: Al contar con documentos en ambos formatos, se facilita la colaboración entre equipos que aún trabajan con documentos físicos y aquellos que se basan en documentos electrónicos. Todos los miembros del equipo pueden acceder y contribuir a la información de manera más sencilla.
- Seguridad y respaldo: La combinación de documentos físicos digitalizados con archivos electrónicos permite establecer una estrategia de seguridad más robusta. Los documentos digitalizados pueden respaldarse de forma segura y los documentos electrónicos pueden tener copias de seguridad para prevenir pérdidas de información.
- Cumplimiento normativo: Algunas regulaciones pueden requerir la conservación de documentos en su formato original (físico) por un período determinado. La convivencia de ambos formatos permite cumplir con estas obligaciones legales mientras se aprovechan las ventajas de la digitalización.
- Aprovechamiento de tecnologías avanzadas: La digitalización facilita la aplicación de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir imágenes digitalizadas en texto editable. Asimismo, se pueden aplicar técnicas de análisis de datos a los documentos electrónicos para obtener información relevante.
Hoy por hoy muchas empresas y organismos públicos, de todos los rubros (salud, finanzas, construcción, etc,) están generando esta transición acompañados por empresas especialistas en la digitalización y tratamiento de imágenes y su integración con los frondosos archivos electrónicos que hoy día ya se han generado, a través de eficientes gestores de procesos documentales.
Por otro lado, y más allá de los beneficios de esta convivencia entre lo digitalizado y lo electrónico, existen ventajas en la digitalización de documentos de archivo (históricos o cotidianos) pura y dura que mejoran la eficiencia, accesibilidad y seguridad de la gestión documental. Aquí describimos algunas de las principales ventajas:
- Ahorro de espacio: Al convertir documentos físicos en archivos digitales, se elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel en archivadores y se libera espacio físico en las oficinas.
- Relocalización de documentos: Para el caso de documentación que imprescindiblemente debe ser guardada, la relocalización a zonas donde el metro cuadrado es menos costoso colabora con la reconversión de las organizaciones al no necesitar consultar el archivo físico con tanta frecuencia.
- Facilidad de acceso y búsqueda: Los documentos digitalizados pueden ser indexados y etiquetados para facilitar su búsqueda y recuperación rápida. Con herramientas de búsqueda avanzadas, es más sencillo encontrar la información necesaria en cuestión de segundos.
- Mejora de la productividad: La digitalización reduce el tiempo y esfuerzo dedicados a buscar documentos físicos, lo que permite que los empleados sean más productivos al tener acceso rápido y sencillo a la información.
- Reducción de costos: La digitalización disminuye los gastos asociados con la compra de papel, tinta, archivadores y espacio de almacenamiento, lo que puede suponer un ahorro significativo a largo plazo.
- Preservación y restauración: La digitalización de documentos antiguos o deteriorados puede ayudar a preservar su contenido y facilitar la restauración de imágenes o texto, si es necesario.
- Sostenibilidad y respeto al medio ambiente: Reducir la dependencia del papel y la impresión tiene un impacto positivo en el medio ambiente al disminuir la tala de árboles y reducir la producción de residuos.
En resumen, la convivencia entre documentos físicos digitalizados y documentos electrónicos en un gestor documental o repositorio de imágenes es una estrategia valiosa que aprovecha lo mejor de ambos mundos. Esto permite mejorar la eficiencia, la accesibilidad y la seguridad en la gestión documental, a la vez que garantiza la preservación de documentos importantes y valiosos.
En M200 creemos en estas ventajas y acompañamos a nuestros clientes en la transformación digital.