Centralizar la impresión es una meta que toda compañía, hoy día, debería tener.
Esta mejora en los procesos permite obtener, fundamentales, ventajas en la racionalización del tiempo y del dinero.
Este tipo de iniciativas son posibles si se hace un estudio previo y a conciencia de las prácticas de impresión de la empresa, y se tiene resuelto un cambio cultural respecto de las históricas modalidades de trabajo en esta área.
El plan de acción debe combinar la implementación de políticas de impresión de la empresa con la optimización en gestión de los equipos y consumibles a través de una administración central, logrando un uso más eficiente del papel y tóner, además de ofrecer un control completo de la actividad de impresión en una única solución.
En lo que hace a los dispositivos, se debe trabajar en el armado de “islas de impresión” que contemplen los diferentes tipos de funcionalidades necesarias en una organización como son la impresión y el copiado, tanto blanco y negro como color, además del escaneo.
Una breve consultoría previa nos dará la idea del tipo de equipos con los que debemos contar, aunque la recomendación más básica es la siguiente:
- Un multifuncional blanco y negro de mediana producción. Con este dispositivo tenemos canalizado el copiado monocromático y parte de la impresión, además de contar con escaneo a color.
- Una impresora blanco y negro de alta producción. Necesaria en la mayoría de las oficinas. Idealmente con tres bandejas de papel para soportar la impresión de facturas, remitos y papel de trabajo
- Una impresora color. Para uso de áreas como comercialización, prensa o marketing, de acuerdo con la organización. Su uso debe circunscribirse a presentaciones de trabajo donde se necesita impactar mediante el color, un mejor acabado y la posibilidad de utilizar otros gramajes de papel de más alto impacto visual.
Las otras prácticas virtuosas
Luego de la elección de los equipos descritos en el punto anterior, y que se modificarán de acuerdo al tipo de organización que se esté evaluando, la centralización se completa con otros puntos importantes.
Por un lado, desde el punto de vista logístico, asignar un responsable del acopio, control y distribución tanto de papel como de tóner para todas las islas de impresión, permite racionalizar el gasto y monitorear los usos.
De más está decir que todos los equipos deben contar con doble faz automática para el mejor aprovechamiento del papel, pero un encargado del seguimiento de las compras y consumo colabora, sin dudas, en los descensos de costos.
Contar también con un panel de control central de los equipos que informe sobre los niveles de tóner en los cartuchos y alerte sobre las gavetas vacías permite que las paradas por servicio queden minimizadas y no comiencen los lógicos ruidos internos de pasar de una impresora por puesto al manejo de la centralización.
Incrementar la Seguridad
Lejos de bajar los niveles de seguridad, la impresión centralizada permite mejorarlos ostensiblemente, desde el uso de software que permite agregar inteligencia a nuestros métodos de trabajo, por ejemplo, devolviendo lo enviado a imprimir recién cuando el usuario se encuentra frente al equipo, hasta el uso de otras metodologías como lo son las tarjetas de proximidad que aseguran que sea el usuario que envió el trabajo el que solo pueda retirarlo. Esta funcionalidad es sumamente apreciada a nivel gerencial o en los casos de las áreas de Recursos Humanos al momento de imprimir los recibos de sueldo de su plantel.
Estos métodos permiten garantizar la transparencia, seguridad y confidencialidad de los documentos.
Accounting, mejorar costos y contabilidad por usuarios
Las soluciones de software permiten, además, monitorear y registrar los trabajos de impresión, realizar asignaciones de crédito, bloquear cierto tipo de tareas a algunos usuarios y trabajar con centros de costos por departamentos, asignando valor a los trabajos para imputar los volúmenes a cada área en particular.
Uso de informes
A nivel gerencial, se puede medir el impacto de toda estas mejoras con una gran cantidad de informes para poder analizar el progreso y la evolución de la decisión tomada.
En síntesis, es importante subirse a esta nueva modalidad que racionaliza las tareas, pero se debe tener elaborado un plan de gestión del cambio que reduzca los problemas de transición hacia estas nuevas formas de usar las impresoras y sus procesos.
En ese sentido, tener un aliado como M200 que conoce el plan y sabe cómo llevarlo a cabo, asegura el éxito compartido en este ambicioso salto de calidad.
Contamos con un equipo de asesores que pueden acompañar el desembarco hacia esta nueva forma de entender la impresión en una oficina. ¡Consultanos!