Lunes. 9 AM. Llega el asistente a la oficina con la consigna dejada el viernes por su jefe: “El lunes, a primera hora, imprimí los informes para la reunión que comienza a las 11.  Necesito 8 juegos del forecast para el equipo”. 

La persona se sienta en su PC y envía el trabajo a la impresora central de la oficina, pero esta no funciona.

Alerta: ¡Hay que pedir servicio al proveedor de los equipos! 

En esta nota, te explicamos la mejor forma de solicitar servicio de una forma rápida y efectiva.

• ¿Por qué medio?: Todos creemos que, a pesar de los avances tecnológicos, el teléfono sigue siendo la forma más rápida y efectiva de generar un reclamo o solicitar un pedido. Y muchas veces es verdad, pero existen otros métodos de los que algunas empresas dan cuenta. Por ejemplo, el mail es una vía alternativa de comunicación que permite certificar el momento de envío y de la respuesta del proveedor.

Otra forma con la que algunas empresas cuentan es el Whatsapp corporativo. En los últimos tiempos, esta herramienta ha permitido mucha más instantaneidad que el correo electrónico. En esa línea también se asocia al chat de la página web de la empresa proveedora, aunque no todas cuentan con esta funcionalidad.

• ¿Cómo explicar la incidencia? Esta es la parte más compleja del asunto. Esto se debe a que no necesariamente el usuario tenga conocimientos técnicos para poder explicar con suficiente detalle la problemática ocurrida al dispositivo, aunque cabe aclarar que este punto depende del nivel de complejidad del equipo (no es lo mismo un multifuncional que una impresora). Asimismo, también incide el tipo de inconveniente planteado (no es lo mismo explicar que la impresión tiene manchas, a que el equipo tenga un papel trabado que no se pueda visualizar).

Si no se va a conversar en el momento con el proveedor, ya que se opta por uno de los otros métodos de comunicación expuesto más arriba, es importante declarar el problema de la manera más clara posible, indicando de forma descriptiva cuál es la dificultad en cuestión. Pero a no preocuparse: es suficiente dar detalles en términos coloquiales de la incidencia y no necesariamente utilizar lenguaje profesional.

• ¿Qué se puede hacer hasta la respuesta del proveedor? Si bien cada falla tiene una resolución distinta, hay algunas acciones que, como usuarios, podemos chequear a fin de, quizás, evitar la visita técnica y volver a poner operativo al equipo.  Aquí dejamos algunos tips:
  • Impresión con manchas en multifunción: Podría tratarse del vidrio sucio del equipo. Con un algodón embebido en alcohol, puede limpiarse el cristal donde se apoyan los originales y que, quizás, contenga resto de corrector líquido, pegamento o sencillamente polvo.
  • Impresión clara o en blanco: Si, como en el ejemplo de esta nota, el asistente llegó el día lunes para la impresión, puede que el papel haya quedado en la bandeja todo el fin de semana, expuesto a la humedad. Esto probablemente derive en que la impresión sea clara o, directamente, que no aparezca lo que enviamos a reproducir. Una posible solución es abrir una resma de hojas nueva que asegurará papel seco.
  • Trabas de papel: Si el papel que se trabó en la impresora es detectable a simple vista y tiene movimiento manipulándolo sin hacer ningún tipo de fuerza o tirón, podemos intentar sacarlo y luego, apagando y prendiendo el dispositivo, generar una nueva impresión.  Muchas veces, el equipo vuelve a habilitarse e imprimir normalmente.

Todos estos consejos permiten acelerar la solución al momento de la salida de servicio de tu equipo. Algunas pocas empresas, entre ellas M200 S.A., cuentan, además, con plataformas inteligentes para interactuar con sus clientes. Esto permite mejorar la comunicación y acelerar los tiempos de respuesta, no solamente en incidencias técnicas, sino también en solicitud de insumos o consultas de nuevos equipos y/o accesorios.

En sucesivas notas, profundizaremos sobre este punto, pero sí querés saber más, podés ingresar a www.m200la.com