Hoy día, la mirada de la empresa está puesta en la optimización de sus recursos económicos y financieros.

Es por esto que resulta muy útil contar con la experiencia de una empresa que respalde la llegada a un equilibrio entre buenos costos/buen servicio.

M200, como experto en  Servicios de Impresión Global y con más de 20 años en el mercado, ha ayudado a muchísimas organizaciones a no descuidar el árbol a la hora de ver el bosque.

En esta segunda entrega sobre cómo elegir un correcto proveedor de servicios de impresión, me quiero detener en las demandas más importantes que -como empresa- debes hacerle a tu proveedor. Y, lo que es vital enfocándonos en el rol de consumidor, es que esas “promesas de buen servicio” queden escritas.

Quizás lo primero que entre por los ojos a la hora de evaluar un proveedor sean sus costos: si son altos o son bajos pueden inclinar una contratación, pero también es bueno hacerse y hacerles ciertas preguntas y que estas queden plasmadas en algún tipo de documento.  Esto va a permitirte, de arranque, saber quién es tu contraparte.

 

• Productos de primera línea: Es importante que el proveedor que estás por incorporar a tu cartera trabaje con equipos de marcas reconocidas y mejor aún si cuenta con certificaciones brindadas por dichas compañías, tanto en materia de soporte técnico como de manejo de manuales técnicos que permitan la resolución de cualquier inconveniente.

• Manejo responsable de insumos: Otro punto neurálgico en la elección.  La mayoría de este tipo de servicios incluye la reposición de insumos y repuestos en los equipos instalados.  Un dato no menor es que este proveedor utilice materiales de primer nivel y que garantice el correcto funcionamiento de los dispositivos.  Además, desde el lado de la ecología, es importante que realice un manejo responsable de la disposición final de los desechos que se generen.

• Respuesta ante incidencias: Cuando alguna impresora fundamental para la organización (como pueden ser aquellas que generan tus facturas) deja de funcionar imprevistamente, es importante haber solicitado que se defina cuál es la ventana de tiempo para dar respuesta a dicha falla.  No olvides que quede aclarado el tiempo de respuesta ante las salidas operativas de los equipos y fijar, además, una cantidad de repeticiones de problemas en la misma máquina para exigir su efectivo reemplazo.

• Stock de tóner: La posibilidad de contar con un stock de los principales toners que usa el parque de equipos que contrataste te va a preservar de más de un dolor de cabeza.  Este es un servicio extra que no todas las empresas ofrecen a sus clientes, porque supone una inversión anticipada que no siempre están dispuestos a hacer.

• Referencias: Otro dato significativo y que no se debe pasar por alto es pedirle al proveedor que te entregue, al menos, cinco referencias de otras empresas en las que estén prestando su servicio y que puedas contactarlas para establecer cuál es su experiencia como usuarios.

 

• Contrato: Es importante que la empresa con la que vas a acordar este servicio cuente con un contrato donde queden expuestos los principales derechos y obligaciones de ambas partes.  Esto te hará ganar en tranquilidad y evitará futuras divergencias.

Para terminar, reiteramos que si bien hoy día optimizar los recursos económicos es lo más importante a la hora de definir un servicio, estos tips ayudan a mirar el tema desde un punto de vista más amplio y abarcativo. Sobre todo, para no quedar atrapados en la consigna del título de estas notas y que lo barato no salga caro.