Transformación Digital: El puente entre lo físico y lo virtual

En este complejo mundo que estamos atravesando, con la pandemia habiendo modificado gran parte de nuestras costumbres, es importante pensar cómo avanzar con la nueva normalidad en los aspectos que preocupan y ocupan a organizaciones como M200.

De más está decir que nuestro foco está puesto enteramente en la gestión documental. Sin embargo, vale aclarar -y a eso hace referencia esta nueva nota de nuestro blog- que hace ya varios meses que venimos trabajando a partir de las consultas que nos realizan nuestros clientes, que confían en nuestro criterio y experiencia acumulada en estos 20 años ininterrumpidos de evolución de las tecnologías de la información y, por ende, de nosotros como compañía vinculada es estas dinámicas.

La operatoria diaria de las organizaciones, en épocas de Covid, obligó a pensar seriamente en acelerar procesos de transformación digital en cada una de las áreas donde el manejo documental era físico en todo o en parte.

En este sentido, el manejo de los proyectos encarados con nuestra herramienta DigitalDocs hizo que no solamente lográramos reemplazar los procesos repetitivos y burocráticos en las organizaciones, sino también mejorar su performance en tiempo. Esto permite lograr estadísticas que la mayoría de las empresas no manejan en la previa a la implementación de nuestro gestor.

Ahora bien, en esta práctica que se intensificó desde la segunda mitad del año pasado, varias organizaciones se vieron obligadas a renunciar a la posibilidad de amalgamar la documentación en papel con la que contaban y se movían en lo cotidiano a sus nuevas experiencias en la virtualidad. Esto, sin dudas, significa tal y como nosotros lo evaluamos problemas más grandes o más pequeños de acuerdo con el tamaño de las organizaciones y el tipo de gestión involucrada.

No es ninguna novedad si decimos que el núcleo de nuestro trabajo se concentra en pequeñas y medianas empresas a las que, quizás, por recursos económicos o, en la gran mayoría de los casos, por falta de tiempo para encarar nuevos proyectos se les complica más estos cambios culturales que a las grandes compañías.

Al conocer al detalle estas problemáticas y entender cómo resolverlas, pudimos armar estrategias de consolidación de lo histórico con lo nuevo. Una ventaja al contar con el apoyo de Noobitar como desarrollador de DigitalDocs es que la solución que ofrecemos permite que convivan en el repositorio de imágenes documentación escaneada e indexada con documentación electrónica nativa. 

Herramientas de mejora como el caso del OCR o AI  (inteligencia artificial) nos ayudaron en la captura y procesamiento de datos. Asimismo, mediante el uso de nuestro módulo de workflow, logramos automatismos que, para algunas pymes, hasta hace unos meses atrás sonaba a ciencia ficción.

Mediante un proceso de consultoría, en paralelo, elaboramos planes para revisar aquellos documentos que, por propio manejo interno, tienen que continuar imprimiéndose para sumarlos al circuito de digitalización.

Partiendo de estas premisas, hoy nos encontramos trabajando, con gran éxito, los archivos históricos físicos mediante nuestro servicio de digitalización de documentos ya sea en la oficina de nuestros clientes como en nuestro centro de digitalización, con el propósito de unirlos a la documentación electrónica.

Nuestro servicio de digitalización incluye todo lo necesario para convertir los actuales archivos en papel en su equivalente electrónico. Las principales características del servicio paso a paso son:

• Recepción bajo remito: La documentación es controlada al ingreso en nuestro centro de digitalización para una mejor trazabilidad.
• Preparación – Clasificación: Los documentos son preparados para el proceso de escaneo. Se desarman carpetas, folios, se quitan clips/broches y se orientan de forma correcta para facilitar el paso por los equipos.
• Digitalización – Indexación: Una vez escaneados, los documentos pasan al proceso de indexación donde, mediante tecnología de OCR, se capturan y clasifican los datos que son de interés para el cliente.
• Control de calidad: Los datos indexados son controlados para asegurar el máximo estándar de la industria.
• Rearmado: Según corresponda, se rearman los contenidos para devolver la documentación en las mismas condiciones en que fue recibida.
• Devolución bajo remito: La devolución queda documentada bajo un nuevo remito completando el circuito del documento.

Algunos de los casos de éxito en esta idea de digitalización + procesamiento electrónico, seguramente, les resultarán familiares.

• Historias Clínicas para unir la documentación física con las nuevas herramientas electrónicas y permitir a los profesionales contar con todo el historial de sus pacientes. 
• Expedientes Legales logrando visualizar en tiempo real y desde cualquier dispositivo un caso complejo en cualquiera de las ramas del Derecho. 
• Documentación impositiva fundamental para todo tamaño de estudios contables que necesitan contar con información anualizada para la liquidación de impuestos.

• Área logística donde el seguimiento de remitos, en su gran mayoría físicos, es vital para evitar desvíos en la entrega o recepción de mercadería.

 

Desde el punto de vista operativo y para fijar un ejemplo que en el cotidiano nos resulta familiar a todos, el procesamiento de facturas y manejo de los proveedores es el circuito que mejor define lo que podemos hacer por las organizaciones con las que colaboramos desde nuestro expertise integrado a las funcionalidades que propone DigitalDocs.

 

• AUTOMATIZAR EL INGRESO A TRAVÉS DEL PORTAL DE PAGO A PROVEEDORES
• EVITAR LA VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CADA COMPROBANTE Y SU EMISOR DE FORMA MANUAL APLICANDO LA AI BUSCANDO CUMPLIR CON LOS REQUISITOS QUE SE VERIFICAN EN LA PARAMETRIZACIÓN PREVIA DE LA HERRAMIENTA
• EXTRAER DATOS DE LOS COMPROBANTES PARA INTEGRARLOS CON SU ERP
• BALANCEAR EL MANEJO DE LA TAREA INTERNA ENTRE MÚLTIPLES OPERADORES
• INFORMAR PERMANENTEMENTE AL PROVEEDOR DE LA TRAZABILIDAD DE SU FACTURA Y SU DESTINO
• CON EL ALMACENAMIENTO DE DATOS, TRABAJAR EN TAREAS POSTERIORES DE AUDITORÍA Y CONTROL ESTADÍSTICO

La tarea de unir las partes de un archivo con la documentación actual en un ambiente digital es, sin dudas, un trabajo de retroalimentación que mejora fundamentalmente la experiencia de los usuarios y reporta beneficios de índole económico a las compañías.

En este sentido y por su know how de todos estos años, M200 es el socio ideal para llevar adelante la transformación digital de tu negocio.