El departamento de compras dentro de las empresas es un proceso clave para transformar digitalmente.
Más allá de reducir el uso de papel y facilitar el acceso a la información, aquí hay algunos aspectos a considerar en este proceso.
Selección de Documentos:
- Identifica los documentos críticos para este departamento, como órdenes de compra, facturas, contratos, cotizaciones y correspondencia relacionada.
- Prioriza la digitalización de documentos que se manejan con frecuencia y son necesarios para las operaciones diarias.
Calidad de digitalización:
- Asegúrate de que los documentos se escaneen con la resolución y la calidad necesarias para preservar la legibilidad y los detalles importantes, pero que sean lo suficientemente comprimidos como para lograr búsquedas instantáneas.
- Utiliza software de digitalización que permita la organización eficiente de los documentos y la creación de archivos con texto seleccionable.
Almacenamiento Seguro:
- Implementa un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) o utiliza servicios en la nube para almacenar de forma segura los documentos digitalizados.
- Clasifica y organiza los documentos de manera lógica para facilitar la recuperación rápida cuando sea necesario.
Acceso y Colaboración:
- En tiempos de trabajo en modalidad híbrida los permisos de acceso garantizan que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar ciertos documentos.
- Facilita la colaboración permitiendo que varios usuarios accedan a los documentos de manera organizada y con solicitudes de prioridad para organizar el trabajo en equipo..
Backup y Recuperación:
- Establece un sistema de copias de seguridad regular para proteger los documentos contra la pérdida de datos.
- En la tarea en la nube confía en empresas que aseguren redundancia de servidores en caso de caída momentánea de alguno de ellos.
Automatización de Procesos:
- Utiliza herramientas de automatización para agilizar procesos, como la extracción automática de información de facturas o la generación automática de informes.
Integración con Sistemas Existentes:
- Asegúrate de que el sistema de digitalización esté integrado con otros sistemas utilizados en el departamento de compras, como sistemas ERP o de gestión de inventario.
Formación del Personal:
- Proporciona formación a los empleados sobre cómo utilizar el sistema de gestión documental y fomenta la adopción de prácticas sin papel.
Evaluación Continua:
- Realiza evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora y asegurarte de que el proceso de digitalización sigue siendo eficiente y cumple con las necesidades cambiantes del departamento de compras.
La digitalización de documentos en el departamento de compras puede mejorar significativamente la productividad y la eficiencia, además de contribuir a la sostenibilidad al reducir el consumo de papel.