¿En qué casos conviene contar con un software de accounting?

¿En qué casos conviene contar con un software de accounting?

Muchas veces, nuestro equipo comercial recibe consultas de parte de clientes o prospectos acerca de la posibilidad de contar con un software de accounting.

Antes que nada y para quienes no saben de qué hablamos, les contamos que este tipo de soluciones -cuyo nombre traducido al español es “contabilidad”- son aplicaciones que tienen por función principal controlar los consumos de  los dispositivos de impresión, copiado y escaneo. Comenzaron a usarse hace ya algunos años debido a las necesidades de las grandes compañías que demandaban poder incorporar, a nivel centro de costos dentro de sus presupuestos, los consumos que tenía cada área de su organización.

Con el tiempo y en la búsqueda de controlar todo tipo de gastos, independientemente del talle de la empresa, estas soluciones se masificaron y se hicieron una conversación común con nuestros clientes.

Ahora bien, ¿siempre vale la pena implementar un software de accounting?

Lo primero que hay que tener en cuenta es qué se busca con la implementación de estas soluciones. Esto lo explicamos a partir de saber que, si bien existen diferentes softwares de control de consumos que se licencian de maneras diversas, todos tienen costo -en mayor o menor medida- y es por ello que hay que analizar cuál es el objetivo que se persigue.

Desde nuestro punto de vista, las empresas que deben pensar en estas aplicaciones son aquellas que cuentan con un parque importante de equipos instalados, que tienen altos volúmenes de consumo o una gran cantidad de usuarios con diferentes niveles de permiso de acceso a sus sistemas, y también aquellas compañías con varias sedes, que se manejan a nivel operativo con una casa matriz.

En todos estos casos, un software de accounting permite racionalizar el uso de los dispositivos, evaluar comportamientos a mediano plazo, preparar informes de gestión y -de esta forma- corregir cursos de acción.

Otro uso posible es en aquellos rubros de negocio donde la empresa genera impresiones para terceros como parte de su servicio y así pueden “precificar” los trabajos y tener una manera clara y segura de trasladar ese gasto a los terceros involucrados a fin de cada mes.

Más allá de los controles de costos, estas soluciones aportan funcionalidades extra como follow me printing que, en ambientes como los que mencionamos más arriba, es una importante ventaja ya que permite imprimir los trabajos en cualquier equipo instalado en el edificio, lo que aporta una gran flexibilidad a la tarea cotidiana.

Para las empresas medianas, con equipos implementados en la misma ubicación o con una baja cantidad de usuarios, un software de accounting comienza a carecer de sentido ya que se pueden implementar otras alternativas mucho menos invasivas para la organización y no por ello menos efectivas.

M200 ofrece informes rigurosos sobre el parque de equipos instalados, que ayudan a las empresas a revisar en qué se están consumiendo las impresiones y cuál es el ranking de consumo de sus dispositivos.

A estos informes se le suma el seguimiento permanente de nuestro equipo de trabajo, lo que hace que se minimice cualquier desvío. Todo esto, claro está, como parte de nuestro servicio de impresión y sin costos extra.

En conclusión, es importante tener controles y aprovechar la tecnología disponible para que juegue a nuestro favor, pero también es necesario contar con el asesoramiento de un proveedor que haga la diferencia.

¡En M200 estamos esperando tu consulta!